Các kho lưu trữ , còn được gọi là hồ sơ hoặc văn phòng ghi chép , kho lưu trữ cho một cơ quan có tổ chức các hồ sơ được tạo ra hoặc nhận được bởi một tổ chức công, bán công, tổ chức hoặc doanh nghiệp trong giao dịch công việc và được bảo quản bởi tổ chức đó hoặc những người kế nhiệm. Thuật ngữ lưu trữ , cũng chỉ cơ quan lưu trữ, bắt nguồn từ tiếng Pháp, và nó, hoặc một cognate, được sử dụng ở hầu hết các nước lục địa châu Âu và châu Mỹ. Các điều khoản hồ sơ và văn phòng hồ sơ được sử dụng ở Vương quốc Anh và ở một số vùng của Khối thịnh vượng chung Anh.
Đọc thêm về thư viện Chủ đề này: Lưu trữ Lưu trữ là bộ sưu tập các giấy tờ, tài liệu và ảnh (thường chưa được xuất bản hoặc độc nhất vô nhị), và đôi khi ...Mặc dù thể chế lưu trữ và một cái gì đó của quản lý lưu trữ có thể được bắt nguồn từ thời cổ đại, lưu trữ và quản lý lưu trữ như chúng được hiểu ngày nay có từ Cách mạng Pháp. Với việc thành lập Cục Lưu trữ Quốc gia vào năm 1789 và Cục Lưu trữ Départementales vào năm 1796, lần đầu tiên đã có một cơ quan quản lý thống nhất về lưu trữ bao gồm tất cả các kho lưu trữ hiện có và các cơ quan công khai hồ sơ. Kết quả thứ hai là sự thừa nhận ngầm rằng nhà nước có trách nhiệm chăm sóc di sản tư liệu của mình. Kết quả thứ ba là nguyên tắc về khả năng tiếp cận của tài liệu lưu trữ đối với công chúng.
Thực tiễn và nguyên tắc có phần khác nhau giữa các quốc gia, nhưng mô hình nói chung là một kho lưu trữ trung tâm và, nếu có điều kiện, các kho lưu trữ cấp tỉnh. Pháp đã lưu giữ trong kho lưu trữ của bộ không chỉ các tài liệu lưu trữ hiện đại liên quan đến khu vực này mà còn cả những tài liệu từ thời kỳ cách mạng. Hà Lan có cơ quan lưu trữ nhà nước trung ương và cơ quan lưu trữ cấp tỉnh. Sự phân ly sau Thế chiến II cho Cộng hòa Liên bang Đức một Bundesarchiv tại Koblenz và Cộng hòa Dân chủ Đức một tài liệu lưu trữ trung ương tại Potsdam, nhưng cũng có kho trong vài Länder, hoặc các tiểu bang. Ý không có một tổ chức trung tâm duy nhất cho các cơ quan lưu trữ nhà nước nhưng có một loạt các kho lưu trữ quan trọng, được thống nhất dưới quyền của Bộ Nội vụ, phản ánh sự phân chia trước đây của đất nước. Tại Hoa Kỳ, Cơ quan Lưu trữ Quốc gia được thành lập vào năm 1934 để lưu trữ các hồ sơ đã nghỉ hưu của chính phủ quốc gia; Đạo luật Hồ sơ Liên bang năm 1950 cũng cho phép thành lập các kho lưu trữ hồ sơ “trung gian” ở một số khu vực mà đất nước được Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp phân chia. Theo hệ thống chính quyền liên bang, mỗi bang của Hoa Kỳ độc lập có cơ quan lưu trữ riêng. Tương tự, ở Canada, cả chính phủ Ottawa liên bang và một số tỉnh đều duy trì kho lưu trữ của riêng họ.Cơ quan Lưu trữ Úc có trụ sở chính tại Canberra và các chi nhánh ở tất cả các thủ phủ của tiểu bang và ở Darwin và Townsville; các bang có kho lưu trữ riêng, thường do các thư viện bang quản lý.
Đạo luật Hồ sơ Công cộng của Anh năm 1838 đã tập hợp tất cả các bộ sưu tập riêng biệt lại với nhau và đặt chúng dưới Văn phòng Hồ sơ Công cộng (sau này là một phần của Cơ quan Lưu trữ Quốc gia). Do đó, nước Anh là ví dụ nổi bật của việc tập trung hóa, trong khi thực tiễn thông thường hơn, như đã được đề xuất, là phân cấp tài liệu lưu trữ cho các khu vực nội địa mà chúng xuất phát. Cơ quan Lưu trữ Quốc gia của New Zealand cũng tập trung tương tự như các cơ quan lưu trữ của Ấn Độ và Pakistan. Nhật Bản không có kho lưu trữ quốc gia; hồ sơ của nó vẫn được các bộ quản lý.
Liên hợp quốc và một số tổ chức quốc tế duy trì tài liệu lưu trữ. Hội đồng lưu trữ quốc tế được thành lập năm 1948 bởi các nhà lưu trữ chuyên nghiệp họp tại Paris dưới sự bảo trợ của UNESCO. Tư cách thành viên dành cho tất cả những người làm công tác lưu trữ chuyên nghiệp và đại diện của (1) cơ quan hoặc cơ quan quản lý lưu trữ trung ương, (2) hiệp hội lưu trữ quốc gia hoặc khu vực quốc tế và (3) tất cả các tổ chức lưu trữ.
Khoa học kiểm soát hồ sơ đã phải đối mặt với ít nhất ba vấn đề trọng tâm: (1) xác định loại hồ sơ sẽ bị xóa khỏi cơ quan xuất xứ, (2) thời điểm xử lý, và (3) cách thức xử lý. Thực tiễn đã khác nhau, nhưng việc loại bỏ thường xảy ra trước khi hồ sơ được chuyển từ cơ quan xuất xứ. Một số quốc gia, đặc biệt là những quốc gia có lịch sử cách đây nhiều thế kỷ, đã cấm loại bỏ các hồ sơ được lập trước một ngày cụ thể.
Trong thế kỷ 20, các nhà lưu trữ phải đối mặt với việc xử lý các loại hồ sơ mới, chẳng hạn như hồ sơ ảnh, ảnh chuyển động, bản ghi âm và hồ sơ lưu trữ trên máy tính. Kính hiển vi, hoặc vi phim, tình trạng pháp lý của bản sao hồ sơ thường phải được xác định theo luật đặc biệt, là một phương tiện thiết thực để tạo thêm các bản sao hồ sơ như một biện pháp bảo mật chống lại rủi ro thông qua các hành động chiến tranh; như bảo quản chống lại sự xuống cấp hoặc hư hỏng thông thường; để sử dụng trong trao đổi quốc tế; thay cho khoản vay hoặc như một sự tiện lợi cho các học giả; để giảm chi phí sửa chữa, ràng buộc và lưu trữ; như một phương tiện để bổ sung bằng tài liệu thế chấp các cơ quan chính của hồ sơ; và như một hình thức xuất bản. Thực hành cũng như niềm tin đã khác nhau giữa các quốc gia. Khi các khái niệm về lịch sử xã hội, kinh tế và văn hóa được phát triển,vì công nghiệp hóa ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong các vấn đề quốc gia và quốc tế, khi dân chủ hóa lan rộng trên toàn cầu, nên ngày càng có nhiều nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ thể chế và giấy tờ của những người không nhất thiết phải phân biệt. Đức là nước đầu tiên công nhận giá trị của tài liệu lưu trữ kinh doanh; Bỉ, Thụy Sĩ và Hà Lan ngay sau đó; và Pháp, Anh, Đan Mạch và Hoa Kỳ là những ví dụ, ở mức độ và tính chất khác nhau, được công nhận sau này.Đức là nước đầu tiên công nhận giá trị của tài liệu lưu trữ kinh doanh; Bỉ, Thụy Sĩ và Hà Lan ngay sau đó; và Pháp, Anh, Đan Mạch và Hoa Kỳ là những ví dụ, ở mức độ và tính chất khác nhau, được công nhận sau này.Đức là nước đầu tiên công nhận giá trị của tài liệu lưu trữ kinh doanh; Bỉ, Thụy Sĩ và Hà Lan ngay sau đó; và Pháp, Anh, Đan Mạch và Hoa Kỳ là những ví dụ, ở mức độ và tính chất khác nhau, được công nhận sau này.
Bài báo này đã được sửa đổi và cập nhật gần đây nhất bởi Robert Lewis, Trợ lý biên tập.
